黑河学院学籍管理制度

一、责任单位和责任人

责任单位：黑河学院学生处

责 任 人：承办人（A角、B角）、学生处负责人、主管校领导、校长办公会成员

二、审核权力行使依据

（一）按照《普通高等学校学生管理规定》（教育部第21号令）第三章学籍管理的相关内容和《黑河学院学生管理规定》中的“普通本专科学生学籍管理”相关内容。

（二）教育部《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》（教学〔2007〕3号）“第九条 高等学校新生学籍电子注册工作应当在学生入学第一学期开学后3个月内完成，并将学籍电子注册数据和统计数据(统计表附后)以纸介质和电子版方式报所在地省级教育行政部门。”“ 第十二条学生在校期间变更有关注册信息，属于姓名、身份证号等关键信息变更的，须由学生提供合法性证明材料，学校比照考生录取档案严格审核修改，报省级教育行政部门备案。”

（三）教育部《关于普通高等学校学生学年电子注册的通知》（教学司〔2008〕21号）“二、注册内容，学年电子注册内容包含各年级在校生新学年学籍注册、上一学年学籍变动及奖惩等情况电子标注。（一）学籍状态：注册学籍、暂缓注册、保留学籍、预科转正、休学（分病休、其他两类）；（二）学籍变动：升级、跳级、留降级（重修）、转学（入、出）、转专业、专升本、本转专、复学；（三）学籍注销：退学、取消学籍、开除学籍、死亡等及其原因；（四）学籍记载：奖励级别及名称、处分种类及原因；辅修专业证书、肄业证书、学习证明。”

（四）教育部《关于加强高等学校学历证书规范管理的通知》（教学〔2002〕15号）“六、高等学校对颁发和管理学历证书负有直接责任，要严格按照本通知所规范的内容和要求填写、颁发毕（结）业证书。”

三、审核范围和审核原则

（一）审核范围：服务对象为我校普通全日制本、专科在籍学生、留学生。

（二）审核原则：坚持“公平、公正、公开”原则进行学籍管理工作。

四、审批内容

（一）学生电子注册审批：包括新生学籍电子注册、在校生学年注册和毕业生学历电子注册审批。

（二）学籍异动审批：包括升级、跳级、留级以及休学、退学、复学等。

（三）在籍学生的信息修改审批。

（四）学生档案管理工作。

五、工作流程及所需材料

（一）学生电子注册审批流程：包括新生学籍电子注册、在校生学年注册和毕业生学历电子注册。

1.系内上报名册。

2.学籍科初审。

3.学生处负责人审核。

4.学校主管领导审核。

5.校长审批。

6.学校行文上报省教育厅。

7.在教育部学籍管理平台上操作注册。

所需材料：

1.各系（中心）上报名册。

2.学工部负责人审核意见。

3.主管校领导审核意见。

4.校长意见。

5.学校文件。

（二）学籍异动审批流程：包括升级、跳级、留级以及休学、退学、复学等

1.学生本人书面申请或相关部门文件。

2.学生所在系（中心）主任、书记或相关部门负责人签署意见。

3.学生处负责人签署意见。

4.学校主管领导签署意见。

5.办理汇签手续。

6.校长意见。

7.向省教育厅上报文件及相关材料。

8.在教育部学籍管理平台进行相应操作。

所需材料：

1.本人申请或相关部门文件。

2.学籍异动审批表。

3.各系（中心）主任、书记或相关部门负责人意见。

4.学生处负责人审核意见。

5.主管校领导审核意见。

6.校长审批意见。

7.汇签单。

8.学校文件。

（三）在籍学生的信息修改审批流程：

1.本人申请。

2.相关证明材料。

3.所在系（中心）签署意见。

4.学生处意见。

5.主管校领导意见。

6.校长意见。

7.学校上报省教育厅文件及相关佐证材料。

8.在教育部学籍管理平台上进行操作。

所需材料：

1.本人申请。

2.相关证明材料。

3.学校文件。

（四）学生档案管理工作流程：

1.各系（中心）收集新生的高中学籍档案。

2.学籍科接收各系（中心）新生的高中学籍档案，办理交接手续。

3.学籍科汇总各系（中心）上交的新生高中学籍档案情况。

4.学生处负责人审核汇总情况。

5.向主管校领导汇报汇总情况。

6.学籍科组织各系（中心）按要求装入相应档案材料。

7.学籍科和各系(中心)核对学生档案材料是否齐全,书写是否符合规范，进行全面检查。

8.学籍科汇总学生档案材料装入情况。

9.学生处负责人审核学生档案材料装入情况。

10.向主管校领导汇报学生档案材料装入情况。

11.学籍科制定学生档案发放计划。

12.学生处负责人审核学生档案发放计划。

13.主管校领导审核学生档案发放计划。

14.发放学生档案，留存发放记录备查。

所需材料：

1.学生高中学籍档案。

2.黑河学院学生登记表

3.党团材料

4.奖惩材料

5.综合测评材料

6.成绩单

7.黑河学院毕业生登记表

8.报到证

9.其它相关材料

六、受理

新生学籍电子注册每年进行一次，在每年10月份进行；毕业生学历电子注册每年进行一次，在毕业生离校之日完成；在校生学年电子注册工作每年进行一次，在每年的10月份完成；学籍异动随时受理，学生办理完汇签后3个月内处理完学籍平台的数据；在籍学生数据修改随时受理，学生办理完手续后在3个月内处理完学籍平台数据；学生建档工作每年进行一次，在每年9月份进行，档案材料检查每年进行一次，在每年6月份进行，毕业生档案发放每年进行一次，在每年7月份进行。承办人（A角、B角）对申报材料进行形式审查，学籍学历电子注册及学年注册按照省级部门要求时间报送审核，异动情况按照学年注册时间上传平台，符合相关规定，予以受理，并出具受理回执。材料不齐全或不符合上级要求或者用途的，当场一次性告知申请单位（人）需要补正的内容。不符合要求或弄虚作假的，出具书面不予受理通知书，注明理由，并加盖公章。

七、审核与决定

（一）电子注册审批：新生学籍电子注册，承办人（A角、B角）依据各系提供的新生名册，按教育部提供的招生录取库进行新生注册信息审核并补充入校后的新信息，然后经学生处负责人审核，校主管领导审核，经校长审批，以学校文件的形式上报省教育厅，并将电子数据上传至教育部学籍学历信息管理平台；在校生学年注册和毕业生学历电子注册审批，承办人（A角、B角）依据学籍变动情况审批手续及各系学生名册，经学生处负责人审核，校主管领导审核，校长审批，进行学年注册和毕业生学历注册信息审核上传工作，统一使用教育部学籍学历信息管理平台操作。

（二）学籍异动审批：包括升级、跳级、留级以及休学、退学、复学等，承办人（A角、B角）对学生提交的学籍异动的申请或相关部门文件，进行事项确认及初审，经学生处负责人审核、校主管领导审核、校长审批后，办理汇签手续，给相关部门出具通知单，所有材料分类汇总、登记备案，汇签单等手续存档备查，报正式文件给省教育厅备案。

（三）在籍学生的信息修改审批。承办人（A角、B角）对学生提交的信息修改申请进行事项确认及初审，并分类汇总、登记备案。经学生处负责人审核、校主管领导审核、校长审批后，办理相关手续，给相关部门出具通知单，相关手续材料存档备查，报正式文件给省级管理部门备案。

（四）学生档案管理工作。承办人（A角、B角）接收各系（中心）新生高中学籍档案，办理交接手续，汇总各系（中心）学生建档情况，上报学生处负责人审核；承办人（A角、B角）组织各系（中心）按要求装入相应档案材料，核对学生档案材料是否齐全、书写是否规范，进行全面检查，汇总检查情况，上报学生处负责人审核；承办人（A角、B角）登记发放地址，制定发放方案，上报学生处负责人审核，报主管校领导审定后，发放毕业生档案，留存发放地址备查。

八、工作时限

学籍学历电子注册按照上级部门规定的时间内完成：1、新生学籍电子注册在新生入学2个月内完成，毕业生学历电子注册在毕业生离校之日完成数据的上传工作，在校生学年电子注册工作在每年的10月末之前完成；2、学籍异动随时受理，学生办理完汇签后3个月内处理完学籍平台的数据。3、在籍学生数据修改随时受理，学生办理完手续后在3个月内处理完学籍平台数据。4、学生建档工作在每年10月份之前完成，档案检查在每年6月份之前完成，毕业生档案发放在毕业生离校1个月内完成。

九、公开公示

本制度原文及相关示范文本在黑河学院校园网主页长期公布。（http://www.hhxy.edu.cn）。

十、监督检查

按照《黑河学院关于规范权力运行制度监督检查办法》执行。

十一、责任追究

按照《黑河学院关于规范权力运行制度追究问责办法》执行。